Cenas de empresa, cumpleaños y grupos grandes: cómo RestaurantOS Pro maneja reservas y eventos con depósito y precio por persona

Reservas y eventos para grupos grandes: cómo la ficha del evento registra el menú cerrado, el depósito del 50 % y el saldo, y cómo llega todo a cocina.

Actualizado el 23 de septiembre de 2026. Faltan 53 días para el 15 de noviembre de 2026, fecha límite de habilitación en facturación electrónica (e-CF) para micro y pequeñas empresas.

Diciembre y las graduaciones traen el pedido que más ilusiona y más asusta: «somos cuarenta, queremos menú cerrado, ¿cuánto de depósito?». Es la venta más grande del mes y la que más se pierde por desorganización: el depósito anotado en un papel, el menú acordado por WhatsApp con alguien que ya no está, la cocina que se entera el mismo día. RestaurantOS Pro trae un módulo de eventos separado de las reservas normales, porque son cosas distintas.

Reserva normal y evento: no es lo mismo

• Reserva normal: de una a seis personas, para el mismo día o el siguiente, carta normal, se paga al final. Se anota, se asigna mesa y ya.
• Evento: de diez a doscientas personas o más, con días o semanas de anticipación, menú cerrado o bufé, y depósito previo. Necesita su propia ficha: quién contrata, cuántos son, qué se sirve, cuánto se pagó y cuánto falta.

Tratar un evento como una reserva grande es la forma clásica de perder el depósito en el camino o de descubrir en la cocina que nadie compró para cuarenta.

Las dos formas de cobrar un evento

1. Precio por persona (bufé o menú cerrado). Cuarenta personas a RD$1.500 son RD$60.000. Se pide un depósito, típicamente el 50 % al confirmar (RD$30.000), y el saldo el día del evento. La ficha del evento guarda las dos cosas y muestra en todo momento cuánto falta.
2. Consumo libre con límite. La empresa fija un tope, por ejemplo RD$50.000; el grupo consume de la carta y lo que pase del límite se cobra aparte a quien lo consumió. Es la modalidad de las reuniones corporativas, y la que más pide factura con crédito fiscal (B01) a nombre de la empresa.

También te puede interesar: RestaurantOS Pro, el POS para restaurantes y eventos.

Lo que la ficha del evento resuelve

• El depósito queda registrado como pago recibido, con fecha, forma de pago y quién lo cobró. No vive en un papel ni en la memoria del encargado.
• El menú acordado queda escrito en la ficha. Cocina lo ve con días de antelación, compra para cuarenta y no para «un grupo».
• El día del evento, la cuenta ya tiene el depósito aplicado; se cobra el saldo, se emite el comprobante que el cliente pida y se cierra.
• Si el evento se cancela, la política de depósito que hayas fijado se aplica sobre un dato registrado, no sobre una discusión.

La factura B01 sin drama

Las empresas piden factura con crédito fiscal. En el cobro se elige comprobante B01 (o su equivalente electrónico E31 si emites e-CF), se captura el RNC de la empresa, el sistema lo valida y el comprobante sale con su número. El anticipo y el saldo quedan documentados para tu contable y para el de ellos.

Para el dueño

Los eventos son la venta que más margen puede dejar, porque el menú es cerrado y la compra se planifica. En el Pulso ves cuánto facturaste por eventos frente a la venta normal, y en clientes ves qué empresas repiten. Un correo en octubre a las que celebraron el año pasado suele llenar diciembre.

Preguntas frecuentes sobre reservas y eventos

¿Puedo cobrar el depósito con transferencia?

Sí. El depósito se registra con la forma de pago que use el cliente y queda aplicado a la cuenta del evento.

¿Qué pasa si vienen 35 en vez de 40?

Depende de lo pactado. La ficha guarda el número contratado y el depósito; el saldo se ajusta a lo acordado, y la conversación se tiene con el dato delante.

¿El evento pasa por la cocina como cualquier pedido?

El menú cerrado se manda a cocina como comanda del evento el día que toca, y las bebidas o extras se van añadiendo a la cuenta del grupo durante el servicio.

¿Sirve para eventos fuera del local (catering)?

La ficha y el cobro funcionan igual; lo que cambia es la logística. Para catering frecuente, tenemos una guía específica.

¿Las reservas normales se pueden tomar desde la web?

Las reservas se registran en el sistema y se asignan a mesa. La reserva desde una web con diseño propio se cotiza aparte del sistema.

Cierra el evento de diciembre con el depósito en el sistema

Escríbenos por WhatsApp al +44 7586 255903 y te enseñamos la ficha de un evento real, con su depósito y su saldo. El primer mes va por nuestra cuenta; sin enganche, sin contrato.

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